Quem entrega o Sped Fiscal, a empresa ou a Contabilidade?

O arquivo do Sped Fiscal deve ser gerado dentro das empresas, pois existem dados fundamentais que são coletados e refletem bem o dia a dia da operação do cliente.

Informações de cadastro de itens, movimentação de estoque, operações financeiras, compras, vendas, devoluções e remessas influencia na qualidade final do arquivo, lançar esses dados no sistema da Contabilidade, dependendo do volume, pode prejudicar a coerência das informações.

Dificuldade em gerar o arquivo na empresa:

1. Normalmente quem lança as informações no sistema tem um conhecimento limitado do que deve ser feito.
2. O sistema do cliente normalmente não é preparado para gerar o Sped Fiscal, e quando gera o arquivo precisa de muitos ajustes.
3. Os dados são lançados parcialmente.

Dificuldade em gerar o arquivo na contabilidade:

1. É difícil manter o cadastro de itens atualizado.
2. O segundo desafio é definir o tipo de item dos produtos, dependendo da atividade a classificação fiscal é uma tarefa complexa.
3. Dependendo do ramo de atividade, é necessário informar alguns registros específicos como Bloco K (Controle de Estoque), LMC (Combustível), operações com cartões, entre outros.

Bom senso e responsabilidades em contrato:

A contabilidade deve estruturar um departamento para fazer a gestão dos dados digitais gerados nos clientes.

No caso do Sped Fiscal, deve-se fazer validações prévias do arquivo e orientar o cliente a fazer as correções quando necessário.

Antes da transmissão final do arquivo ao Fisco, o departamento fiscal deve fazer o cruzamento dos dados para identificar possiveis divergencias:

1. Cruzar os dados Sped Fiscal x GIA.
2. Cruzar os dados Sped Fiscal x XML das Entradas.
3. Cruzar os dados Sped Fiscal x XML das Saídas.
4. Cruzar os dados Sped Fiscal x Sped Contribuições.

Depois da transmissão, deve-se monitorar o processamento dos dados pelo Fisco paulista:

1. Monitorar o processamento no Programa NOS CONFORMES.
2. Monitorar o processamento na GIA da EFD.

Organizar o processo de coleta, apuração e transmissão dos dados não é tarefa fácil, mas depois do processo estabelecido, a gestão das informações fiscais fica mais fácil.